Transition: Offentlig sektor → Inköp & lokalförsörjning → Inredning & möbler → Återbruk via digital plattform
Kommun
Härryda
Omställningsområde
Material
Sektor
Cirkulära materialflöden
Teknisk lösning
ID-märkning av fysiska artiklar
Digitala produktbanker
Digital plattform för återbruk
Utgångspunkt
I Härryda kommun ägdes och hanterades möbler decentraliserat, varje enhet ansvarade för sina egna inköp, och det saknades både styrning och data för att prioritera återbruk framför nyinköp. Detta försvårade uppföljning av både kostnader och klimatpåverkan – och stod i direkt konflikt med kommunens miljö- och hållbarhetsmål samt ambitionerna kopplade Viable Cities. Härryda kommun letade därför efter ett datadrivet, spårbart återbrukssystem för möbler.
Lösning
Härryda kommun samarbetade med Sajkla för att införa en digital plattform för cirkulära möbelflöden. Plattformen fungerar som ett bibliotek av kommunens möbler, där varje artikel är ID-märkt och lagerstatus, skick och historik syns. Verksamheter kan själva boka möbler via plattformen. (Större projekt hanteras via planeringsledare med gestaltnings- och inköpsstöd). På så sätt förlängs möblernas livslängd markant och verksamheter kan göra mer informerade beslut om inköp.
Erfarenheter från implementering
Arbetet med Sajkla inleddes 2021 i projektform. Efter tydliga positiva resultat förlängdes projektet och från och med den 1 januari 2024 har plattformen integrerats permanent i Härryda kommuns vaktmästeri- och fastighetsfunktioner.
En central del i implementeringen var att införa en prioriteringsordning vid nytt behov av möbler:
- Använd befintliga möbler i verksamheten
- Använd möbler i Möbelbiblioteket (Sajkla)
- Köp återbrukade möbler via leverantörers cirkulära system
- Köp nyproducerade möbler med krav på återbrukbarhet och hållbara material
Härrydas erfarenhet visar att cirkulära möbelflöden fungerar bäst när det finns ett gemensamt ägande med tydliga roller. Den digitala plattformen måste vara användarvänlig. Helst ska systemet vara ett hjälpmedel i upphandling, fastighetsskötning och verksamhetsutveckling på en och samma gång. Då fungerar möbelbiblioteket inte bara som en återbrukshub utan även som ett beslutsstöd, då den gör det möjligt att planera framtida upphandlingar så att de ligger i linje med aktuella tillgångar samt organisationens miljömål.
Sajklas lösning är tekniskt lätt att införa och kräver inte omfattande IT-integration. Kombinationen av digital plattform, organisatorisk förändring och tydlig prioriteringslogik har visat sig vara avgörande för långsiktig effekt.
Resurser
Då lösningen flyttar ansvar för hantering av möbler till en central roll krävs det att någon har tydligt ansvar och mandat för att samordna möblerna. Härryda hanterar detta genom att anställa en helt ny person (möbelsamordnare). Det krävs rimligtvis också både välvilja och någon form av utbildning/information till övrig personal som nu får en ny process att arbeta med. Utöver detta har kommunens upphandlingsenhet arbetat med att standardisera möbelsortimentet både för att kunna erbjuda ungefär samma möbler till samtliga delar av verksamheten, och för att verksamheten lätt skall kunna veta vilka valmöjligheter som finns.
Klimat och ekonomisk nytta
CO2e reduceringspotential
Klimat för pengarna
Spridningspotential
Vilka har nytta av lösningen?
Verksamheter – får möbler billigare
Istället för att vara beroende av nyinköp gör plattformen att verksamheter i behov av möbeltillskott har möjlighet att hitta återbrukade artiklar. Vill de däremot bli av med möbler kan de även göra detta via biblioteket. Det sparar tid, pengar och utrymme för samtliga.
Kommunen – minskar inköp och utsläpp
Genom att göra återbruk lika enkelt som nyinköp minskar kommunen sina kostnader, sin klimatpåverkan och sitt avfall. Samtidigt bibehålls kvalitet och funktion.
Så kommer du igång
1 Inventera tillgängliga möbler
- Först måste möbelbiblioteket byggas upp, genom att inventarier ID-märks och registreras.
- Skick och historik kan sedan uppdateras efter hand.
2 Mobilisera verksamheter att använda lösningen
- När systemet är på plats gäller det att uppmuntra verksamheter att använda möbelbilioteket. I Härryda betydde detta att man upprätte en prioriteringsordning för fastigheter och vaktmästerifunktioner, som hänvisade till möbelbiblioteket innan man letar efter nya möbler.
3 Ta smartare framtida beslut
- Uppdaterad data om alla kommunens tillgängliga möbler gör det lättare att ta beslut om framtida inköp, för att hålla möbelflödet så cirkulärt som möjligt.
UTTC Kontakt
Jacob Torell
Email: jacob.torell@ait.gu.se
Jakob Dahlqvist
Email: jakob.dahlqvist@ri.se
Detta case är analyserat delvis baserat på ett case från DELA.